Sağlıkta Geri Bildirim Değerlendirme Süreçlerinin İyileştirilmesi Projesi

PROJE BİLGİLERİ

Proje Adı:

Sağlıkta Geri Bildirim Değerlendirme Süreçlerinin İyileştirilmesi Projesi

Proje Başlangıç ve Bitiş Tarihi:

01.08.2017 – 01.06.2018

Proje Süresi:

10 ay

Proje Yürütücü Kurumu:

İSTANBUL İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ, Çemberlitaş, Fatih, İstanbul

Proje Koordinatörü:

  • Dr. Hüseyin KÜÇÜKALİ

Proje Takımı:

  • Dr. Şeyma SAMUR
  • Elif YILDIRIM
  • Adnan ÖZDEMİR

Proje Danışmanı:

  • Prof. Dr. Kemal MEMİŞOĞLU

Proje Gerekçeleri:

  • Değerlendirilme sürelerinin uzunluğu
  • Önemsiz başvuruların sistemi meşgul etmesi
  • Değerlendirme usulünde alt birimler arasında ve başvuru kanalları arasında farklılıklar
  • Değerlendirme sonuçlarının etkili olmasında ve kaliteye dönüşümünde yetersizlik
  • Elde edilen verilerden yönetim süreçlerinde faydalanılamaması
  • İstanbul’da 10.000’den fazla sağlık tesisiyle ilgili ayda 12.000’den fazla yeni başvurunun takibinin güçlüğü

Projenin Amacı:

  • İstanbul’da sağlık ile ilgili geri bildirimleri hızlı ve etkili bir şekilde değerlendirmek
  • Elde edilen bilgiyi sağlık hizmetlerinde “kalite iyileştirme” çalışmaları için kullanmak

Proje Hedefleri:

  • Tek merkezden takip
  • Gereksiz sevkleri sıfırlamak
  • Bürokrasiyi azaltıp kurumlar arası iletişimi artırmak
  • Değerlendirme sürecinin standardizasyonu
  • Değerlendirme sürecindeki rutin işlemlerin ve bilgi toplamanın otomatizasyonu
  • Geri bildirim konuları için ihtiyaca uygun sınıflandırma
  • Sürekli veri analizi imkanı ve kullanışlı raporlar oluşturma
  • Sürecin dijitalleştirilmesi / kağıtsızlaştırılması

Proje Aşamaları:

Faz 1

  • Durum tespiti
    • SABİM, BİMER, CİMER için SWOT Analizi
  • İhtiyaç değerlendirme için “Birebir Derinlemesine Görüşmeler”
    • Sorunlar
    • İmkanlar
    • Çözümler
  • Süreçlerin yeniden tasarlanması
  • Organizasyon yapısının yeniden tasarlanması
    • Geri Bildirim Değerlendirme Birimi’nin kurulması
  • İnsan Kaynağının planlanması ve temini

Faz 2

  • Yazılım mimarisinin hazırlanması
  • Yazılım için Teknik Şartname hazırlanması
  • Yazılım hizmeti için satın alma
  • Çalışma Usul ve Esasları Yönergesi’nin hazırlanması
  • Geri Bildirim Değerlendirme Birimi için yeni bir Birim Kültürü tesis edilmesi

Faz 3

  • Yazılımın geliştirilmesi
  • Yazılım testlerinin yapılması
  • İlçe Sağlık Müdürlükleri ve Şube Müdürlüklerine eğitim verilmesi
    • Yeni süreçlerimizin öğrenilmesi
    • Yeni yaklaşım tarzımızın benimsenmesi
    • Yeni yazılımımızın kullanımı
  • Yazılım için “Minimum İşlevsel Ürün”ün devreye alınması
  • Yazılım ve süreçlerle ilgili sahadan geri bildirim alınması
  • “Sağlıkta Geri Bildirimler için Konu Sınıflandırması”nın hazırlanması
  • “Sağlıkta Geri Bildirim Değerlendirmede Konulara Göre Standart Kontrol Listeleri”nin hazırlanması
  • “Sağlıkta Geri Bildirim Değerlendirmede Konulara Göre Mevzuat Derlemesi”nin hazırlanması

Faz 4

  • Yazılıma raporlama modülünün eklenmesi
  • Yazılıma süreçleri kolaylaştırıcı otomastizasyonların eklenmesi
    • Konuya göre kontrol listesinin otomatik belirlenmesi
    • Konuya göre ilgili mevzuatın otomatik belirlenmesi
    • Konu edilen kurum türüne göre sorumlu temsilcilerin otomatik belirlenmesi
    • Başvuru sahibine otomatik ara bilgilendirme gönderilmesi
    • Farklı kanallardan gelen başvurulara tek ekrandan cevap gönderme
    • Sağlık tesislerinden bilgi talebi için yapılan yazışmaların otomatik hale getirilmesi
    • Mükerrer başvuruların birleştirilmesi
    • Süreç ilerleme takibinin otomatik hale gelmesi ve sorumlulara uyarılar gönderilmesi
    • Grafik ve tabloların otomatik oluşturulması
  • Örnek vaka çözümü toplantıları
    • Birim içi
    • Birimler arası

Faz 5

  • Diğer yazılımlarla entegrasyonların yapılması
    • BİMER
    • SABİM
  • Sağlık yöneticilerine periyodik rapor gönderimi
    • İl Sağlık Müdürü
    • Şube Müdürleri
    • İlçe Sağlık Müdürleri
    • Sağlık Tesisi Yöneticileri
      • Başhekimler
      • Mesul Müdürler
  • Dikkat çeken konular için özel raporlar
  • Raporların sağlık yönetiminde karar alma süreçlerinde kullanımının teşviki
    • İyi uygulama örneklerinin paylaşılması
    • Kalite İyileştirme Toplantıları
  • Patent başvurusu

Proje Çıktıları:

Proje Sonucu:

  • Daha hızlı değerlendirme
  • Daha etkili sonuç
  • Daha israfsız süreç
  • Daha faydalı veri analizi ve raporlar
  • Proje Dönemi : 2017-2018
  • Proje Yöneticisi : Dr. Hüseyin KÜÇÜKALİ